Datenschutz bei der Akquise: Was Makler bei öffentlich publizierten Inseraten beachten

Wer Privatangebote beobachtet und Eigentümer ansprechen möchte, verarbeitet personenbezogene Daten, sobald Name, Adresse oder Erreichbarkeit einer Person im Spiel sind. Dieser Ratgeber nennt die Prüfpunkte, die Makler in Deutschland und Österreich dabei bedenken sollten: berechtigtes Interesse, Informationspflicht, Widerspruch, Löschfristen und die Frage, welche Quellen überhaupt in Betracht kommen. Er ist keine Rechtsberatung, sondern hilft, die richtigen Fragen zu stellen.

Zwei Rechtsgebiete, die man trennen sollte

Es gibt zwei Fragen, die oft vermischt werden:

1. Darf ich Daten verarbeiten? Das ist das Datenschutzrecht, vor allem die DSGVO.
2. Darf ich Kontakt aufnehmen, und über welchen Weg? Das ist das Wettbewerbs- und Kommunikationsrecht: in Deutschland vor allem § 7 UWG, in Österreich § 174 TKG 2021 und das Standesrecht.

Ein Ja auf die erste Frage ersetzt die zweite nicht. Dass ein Inserat öffentlich ist, erlaubt weder jede Verarbeitung noch jede Ansprache. Zum zweiten Punkt lesen Sie den Ratgeber Privatanbieter ansprechen. Hier geht es um die erste Frage.

Öffentlich publiziert heisst nicht frei verwendbar

Dass ein Eigentümer sein Objekt öffentlich inseriert, macht die Angaben nicht zu Daten ohne Schutz. Personenbezogen sind sie, wenn sie sich auf eine Person beziehen lassen, etwa durch Name, Telefonnummer, E-Mail oder Adresse. Auch die Kombination aus Objektangaben und Lage kann eine Person erkennbar machen. Für jede Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage und einen klaren Zweck.

Berechtigtes Interesse als Prüfpunkt

Als Rechtsgrundlage kommt für die Akquise häufig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht, das berechtigte Interesse. Es ist keine Pauschalerlaubnis, sondern verlangt eine dreistufige Prüfung, die Sie schriftlich festhalten sollten:

1. Interesse. Welches Interesse verfolgen Sie, und ist es legitim? Das Interesse eines Maklers, ein Mandat anzubieten, wird in der Praxis teils als berechtigtes Interesse anerkannt; ob das in Ihrem Fall trägt, ist offen und hängt vom Einzelfall ab.
2. Erforderlichkeit. Brauchen Sie genau diese Daten für diesen Zweck? Wer eine Person per Brief ansprechen möchte, braucht deren Anschrift, aber nicht weitere Angaben.
3. Abwägung. Überwiegen die Interessen der betroffenen Person? Entscheidend ist, womit sie vernünftigerweise rechnen darf. Hinweise wie "keine Makleranfragen" wirken deutlich gegen Ihr Interesse. Eine Person, die ihr Inserat selbst geschaltet hat, rechnet nicht ohne Weiteres mit Ansprache durch Makler.

Bei Unsicherheit in der Abwägung gilt: Verzichten Sie im Zweifel auf die Verarbeitung. Auch in Österreich fällt die Abwägung zulasten des Maklers aus, wenn der Anbieter erkennbar keine Makler wünscht.

Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO

Wenn Sie Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erheben, müssen Sie sie nach Art. 14 DSGVO informieren. Das gilt auch für Angaben aus einem öffentlichen Inserat. Üblicherweise gehören dazu:

• Ihr Name und Ihre Erreichbarkeit als Verantwortliche oder Verantwortlicher.
• Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
• Die Kategorien der Daten und deren Herkunft, hier das öffentliche Inserat.
• Die Dauer der Speicherung oder die Kriterien dafür.
• Die Rechte der betroffenen Person, besonders das Widerspruchsrecht (Art. 21) und das Recht auf Löschung.
• Gegebenenfalls Empfänger der Daten.

Zeitlich gilt grundsätzlich eine Frist von höchstens einem Monat, und spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme. Die Ausnahme für unverhältnismässigen Aufwand wird eng ausgelegt.

Praktisch heisst das: Ein Schreiben oder Flyer sollte die Information enthalten oder auf eine Seite verweisen, die sie vollständig bietet, und offen sagen, dass Sie das Inserat gesehen haben. Das ist auch gegenüber dem Eigentümer ehrlicher, als es zu verschweigen.

Widerspruch ernst nehmen und dokumentieren

Nach Art. 21 DSGVO können Betroffene der Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses widersprechen, und bei Direktwerbung ist der Widerspruch grundsätzlich zu beachten. Dafür brauchen Sie:

• Einen einfachen Weg. Im Schreiben steht, wohin ein Widerspruch gerichtet werden kann, ohne Formzwang.
• Eine Sperrliste. Ein Widerspruch sollte dazu führen, dass die Person oder das Objekt nicht mehr angesprochen wird. Dafür müssen Sie die nötigen Angaben behalten, aber nicht mehr als dafür erforderlich.
• Ein Protokoll. Datum, Kanal, Inhalt, Bearbeiter, Bearbeitungsdatum.
• Teamweite Wirkung. Ein Widerspruch gilt für das ganze Büro, nicht nur für die Person, die ihn entgegennahm. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Ratgeber Akquise im Team.

Hinweise im Inserat wie "keine Makler" sind kein formeller Widerspruch im Sinne von Art. 21, sie zeigen aber, womit die Person nicht rechnet und gehören in Ihre Abwägung. Lassen Sie solche Objekte aus.

Löschfristen

Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Für die Akquise heisst das, dass Sie vorab festlegen sollten:

• Wie lange bleiben Angaben zu einem Inserat nach Offlinegang gespeichert?
• Wann werden Notizen zu abgelehnten oder inaktiven Vorgängen gelöscht?
• Was bleibt bewusst länger gespeichert, zum Beispiel der Vermerk, dass jemand nicht kontaktiert werden will, und aus welchem Grund?
• Wer löscht, wie oft, und wie wird das nachgewiesen?

Es gibt keine allgemein gültige Frist für Makler. Setzen Sie eine nachvollziehbare Frist, begründen Sie sie schriftlich und halten Sie sie ein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen, etwa für abgeschlossene Mandate, sind davon getrennt zu betrachten.

Keine Anreicherung aus nicht öffentlichen Quellen

Ein häufiger Fehler ist das "Auffüllen": Zu einem Inserat mit einem Vornamen und einer Ortsangabe wird der vollständige Name, die Adresse oder die Telefonnummer aus anderen Quellen gesucht. Das erweitert den Personenbezug und verändert den Zweck. Als Grundsatz empfiehlt sich:

• Arbeiten Sie mit den Angaben, die die Person im Inserat selbst veröffentlicht hat.
• Ergänzen Sie nichts aus Adressdatenbanken, sozialen Netzwerken, Käuferlisten oder zugekauften Verzeichnissen.
• Halten Sie Ihre Daten sparsam: Was Sie nicht für den Brief brauchen, speichern Sie nicht.

Dokumentation, die Sie bereit haben sollten

• Eine schriftliche Interessenabwägung für die Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), soweit Sie dazu verpflichtet sind.
• Ein Informationstext nach Art. 14.
• Ein Ablauf für Widerspruch, Auskunft und Löschung, mit Zuständigkeiten und Fristen.
• Eine Löschfrist mit Begründung.
• Gegebenenfalls Verträge mit Dienstleistern, die in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten.

Mit diesen Unterlagen lassen sich Anfragen geordnet beantworten.

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