Akquise im Team organisieren: Status, Notizen und Wiedervorlage

Solange eine Person allein Privatangebote beobachtet, genügt ein gutes Gedächtnis. Sobald zwei oder mehr im Büro damit arbeiten, entstehen typische Probleme: Zwei Kollegen schreiben denselben Eigentümer an, ein Widerspruch geht im Postfach unter, eine versprochene Rückmeldung wird vergessen. Dieser Ratgeber zeigt, wie ein Büro Status, Notizen und Wiedervorlagen so organisiert, dass Eigentümer nicht doppelt angesprochen werden, Zusagen eingehalten werden und Kennzahlen dem Team helfen statt es zu überwachen.

Warum Doppelansprache mehr ist als ein Schönheitsfehler

Ein Eigentümer, der von demselben Büro zweimal angeschrieben wird, bekommt den Eindruck, dass dort niemand weiss, was der andere tut. Das schadet dem Ruf und unterläuft den Objektbezug, den ein gutes Schreiben ausmacht (siehe Privatanbieter ansprechen). Schwerer wiegt, wenn jemand bereits Nein gesagt hat und dennoch erneut Post erhält. Das ist ein vermeidbarer Konflikt, der rechtlich und menschlich problematisch werden kann.

Ein Objekt, ein Datensatz

Die Grundlage ist eine einzige Stelle, an der alles zu einem Objekt steht. Steht dasselbe Objekt auf mehreren Portalen und liegt in mehreren Listen, entstehen Dubletten, und mit ihnen Doppelansprache. Führen Sie ein Objekt immer als einen Datensatz, an dem Verlauf, Kontakte und Entscheidungen hängen. Wie Dubletten entstehen und erkannt werden, beschreibt der Ratgeber Dubletten und Inseratshistorie.

Status: Der gemeinsame Stand

Ein Status beantwortet eine Frage: Wo steht dieses Objekt in unserer Arbeit? Er muss einfach sein, sonst pflegt ihn niemand. Ein Beispiel für eine knappe Statusfolge:

• Neu: gesehen, noch nicht bewertet.
• In Prüfung: wird eingeordnet, etwa Preis und Verlauf.
• Angesprochen: ein Schreiben oder Flyer ist raus, mit Datum.
• Im Gespräch: der Eigentümer hat geantwortet.
• Wiedervorlage: ein späterer Kontakt ist vereinbart.
• Nicht kontaktieren: Widerspruch, "keine Makler" oder eigene Entscheidung.
• Erledigt: Mandat, Absage oder Objekt vom Markt.

Weniger Stufen sind besser als viele. Wer zwölf Status pflegen muss, lässt es bleiben. Wichtig ist, dass jede Stufe eine klare Folge hat: Ab "Angesprochen" fasst niemand anderes das Objekt an, ab "Nicht kontaktieren" niemand mehr.

Zuständigkeiten

Legen Sie fest, wer für ein Objekt verantwortlich ist, und machen Sie das im System sichtbar. Zwei übliche Modelle:

• Nach Region: Jede Person betreut bestimmte Kreise, Bezirke oder Orte. Das passt zu Ortskenntnis und lässt sich leicht erklären. Welche Gebiete sich eignen, zeigt der Ratgeber Regionen auswählen.
• Nach Objektart: Wohnungen, Häuser, Grundstücke oder Anlageobjekte gehen an Spezialisten.

Dazu gehört eine Regel für Ausnahmen: Wer vertritt bei Urlaub oder Krankheit, und wer darf Objekte neu zuweisen? Ohne diese Regel bleibt ein Objekt liegen oder wird von jemandem übernommen, der den Verlauf nicht kennt.

Notizen: Was gehört hinein

Notizen sind das Gedächtnis des Büros. Gut sind kurze, sachliche Einträge mit Datum und Verfasser:

• Was wurde wann gemacht? ("Flyer versandt am 12.")
• Was hat der Eigentümer gesagt oder geschrieben, wenn er geantwortet hat?
• Was wurde zugesagt, und bis wann?
• Welche offenen Punkte gibt es?

Vermeiden Sie Einträge, die Sie dem Eigentümer nicht zeigen würden. Notizen über Personen sind personenbezogene Daten, und Betroffene können unter Umständen Auskunft verlangen. Schreiben Sie also Tatsachen, keine Charakterisierungen: "Möchte bis Ende Monat selbst weiterverkaufen" statt wertender Zuschreibungen. Mehr zu den datenschutzrechtlichen Prüfpunkten im Ratgeber Datenschutz bei der Akquise.

Wiedervorlagen: Zusagen einhalten

Eine Wiedervorlage ist ein Termin, an dem das Objekt wieder auftaucht. Sie braucht Datum, Verantwortliche und Anlass. Typische Fälle:

• Der Eigentümer möchte sich in zwei Wochen melden. Die Wiedervorlage erinnert Sie, ob die Rückmeldung eingegangen ist, nicht daran, nachzufassen.
• Der Eigentümer hat einen späteren Zeitpunkt für ein Gespräch genannt.
• Das Inserat ändert sich, etwa durch eine Preissenkung. Dann lohnt ein neuer Blick, aber keine automatische Ansprache.

Setzen Sie Wiedervorlagen sparsam ein und nie als Druckmittel. Ein Eigentümer, der abgelehnt hat, bekommt keine Wiedervorlage zur erneuten Ansprache, ausser er hat sie ausdrücklich erlaubt.

Widersprüche dokumentieren

Wer widerspricht oder Post ablehnt, muss vom ganzen Team respektiert werden. Das braucht drei Dinge:

1. Erfassung ohne Umweg. Jeder im Team kann einen Widerspruch am Objekt vermerken, sofort und mit Datum, Kanal und Wortlaut.
2. Sichtbarkeit. Der Vermerk stoppt weitere Schritte für alle, nicht nur für die erfassende Person.
3. Aufbewahrung. Der Vermerk bleibt erhalten, auch wenn das Inserat verschwindet, damit eine spätere Ansprache desselben Objekts oder derselben Person unterbleibt. Wie lange und in welcher Form, prüfen Sie nach Ihren Datenschutzvorgaben.

Dasselbe gilt für Inserate mit "keine Makleranfragen": Sie gehören in den Status "Nicht kontaktieren", nicht in die Arbeitsliste.

Kennzahlen je Mitarbeiter, ohne Überwachung

Kennzahlen helfen, die Arbeit zu steuern. Sie werden zum Problem, wenn sie als Kontrolle oder Wettbewerb gelebt werden. Einige Hinweise:

• Auf Ergebnisse und Abläufe schauen, nicht auf Aktivität. Zahl der Gespräche, Zeit bis zur ersten Bewertung, Anteil der erledigten Wiedervorlagen sagen mehr als Zahl der Anschreiben.
• Gemeinsam festlegen, was gemessen wird. Das Team sollte wissen, welche Zahlen erhoben werden und wozu.
• Teamzahlen vor Einzelzahlen. Einzelwerte nur dort, wo sie für Zuständigkeit und Unterstützung nötig sind.
• Keine Rangliste als Druckmittel. Sie fördert Menge statt Qualität, im Zweifel zulasten der Eigentümer.
• Mitbestimmung und Datenschutz beachten. Die Auswertung von Leistungsdaten einzelner Mitarbeiter kann arbeits- und datenschutzrechtlich relevant sein. Klären Sie das vorab für Ihr Büro.

Regeln, die im Büro funktionieren

Eine kurze Teamregel genügt oft: "Vor jeder Ansprache prüfen wir den Status. Wer angesprochen hat, trägt es sofort ein. Widersprüche gehen am selben Tag ins System. Wiedervorlagen werden bis Freitag abgearbeitet." Hängen Sie sie sichtbar auf und prüfen Sie nach einem Monat, ob sie funktioniert.

reAccess im Teamalltag

In reAccess hängen Status, Notizen, Zuweisung und Wiedervorlage am Inserat. Wer ein Objekt öffnet, sieht, ob jemand es schon angesprochen hat. Ein Objekt bleibt ein Datensatz, auch wenn es auf mehreren Portalen steht. Die "Nicht kontaktieren"-Liste hält fest, wen das Team nicht mehr anspricht. Wenn Sie den Ablauf mit Ihrem Büro ausprobieren möchten, können Sie reAccess 10 Tage kostenlos testen. Mehr zur Funktion: Privatangebote finden und Akquise-Software für Makler. Wie Sie danach ein Gespräch führen, steht im Ratgeber Alleinauftrag gewinnen.